CRM для компаній, які продають через публічні закупівлі
Система сама знаходить тендери в Prozorro за вашими кодами ЦПВ, веде кожен від публікації до підписаного договору, тягне статуси з майданчика без ручного введення і тримає всю комунікацію із замовником в одній картці.
Матеріал підготовлено на основі впровадженого проєкту для компанії-постачальника державних і комунальних замовників. Назву замовника, його дані та реквізити не розкриваємо. Усі екрани нижче — інтерфейс системи з демонстраційними даними: назви організацій, суми, номери закупівель і прізвища вигадані.
Кому це підходить
Рішення розраховане на компанії, для яких публічні закупівлі — основний або суттєвий канал продажу. Що більше тендерів проходить через відділ, то більший ефект.
Профіль компанії
- Постачальники техніки, обладнання, матеріалів або послуг для державних і комунальних замовників
- Виробники та дилери, що беруть участь у торгах прямо або через партнерів
- Компанії з власним аналітиком або менеджером, який щодня переглядає майданчик
Масштаб відділу
- Від 3 до 25 менеджерів у продажах і тендерному напрямі
- Керівник, якому потрібна картина по всіх угодах, а не звіт наприкінці місяця
- Десятки дзвінків на день на менеджера через АТС і месенджери
Як ведеться облік зараз
- Excel, Google-таблиці або зошит — окремо в кожного менеджера
- Універсальна CRM, у якій тендерна логіка «дописана збоку» й тому не використовується
- Моніторинг майданчика вручну, дедлайни — у голові та в нагадуваннях телефона
Що коштує грошей у поточній схемі
Це не «незручності інтерфейсу». Кожен пункт нижче — або пропущений тендер, або години роботи, за які вже заплачено зарплатою.
Моніторинг майданчика вручну
Аналітик щодня відкриває Prozorro й переглядає сотні публікацій за десятком кодів ЦПВ. Перевірити, чи він переглянув усе, неможливо в принципі.
Пропущений тендер = втрачений контракт цілкомСтатус угоди й статус на майданчику розходяться
Етап у Prozorro змінився вночі, у таблиці він оновиться тоді, коли хтось згадає. Рішення ухвалюються за застарілими даними.
Реакція із запізненням на добу й більшеДедлайни тримаються в пам'яті
Період уточнень, подача пропозицій, аукціон, кваліфікація — у кожного тендера свої дати. Один пропущений строк перекреслює всю підготовку.
Дискваліфікація через строк, а не через цінуДзвінки й листи не прив'язані до угоди
Домовленість прозвучала в розмові, запис лежить в АТС, лист — у пошті менеджера. Хто підхопить клієнта завтра, почне з нуля.
Історія клієнта звільняється разом з менеджеромДокументи збираються руками
КП, специфікація, рахунок, акт, договір. Реквізити переносяться копіюванням, номери дублюються, вигляд документа залежить від того, хто його робив.
Години на пакет документів і помилки в реквізитахКерівник не бачить картини
Скільки тендерів у роботі, де вони застрягли, який відсоток виграних, наскільки програли за ціною — усе це збирається вручну і тільки за запитом.
Управління за відчуттями замість цифрЯк це працює: шлях тендера через систему
Від появи закупівлі на майданчику до підписаного договору. Людина ухвалює рішення тільки там, де воно справді потрібне — решту система робить сама.
Автоматичний пошук у Prozorro
Фонова служба опитує відкрите API майданчика за налаштованим переліком кодів ЦПВ. Періодичність — 30 хвилин, 2 години або доба, на ваш вибір. Ніхто нічого не вивантажує руками.
Коди ЦПВМінімальний бюджетСлова-маркериПопередній відсів нецільового
За кодами ЦПВ завжди прилітає стороннє: під кодом на техніку — запчастини й супутні позиції, під кодом на обладнання — зовсім інший клас машин. Система позначає такі позиції за словами-маркерами, але не видаляє їх сама.
Черга на розгляд — робоче місце аналітика
Кожна знахідка — окремий блок: назва закупівлі, замовник із визначеним типом, номер, код ЦПВ із розшифровкою, дата торгів, бюджет, кількість і пряме посилання на майданчик. Аналітик бачить усе, що потрібно для рішення, не відкриваючи браузер — саме цей екран показано на початку сторінки.
Три кнопки рішення
В роботу — з вибором менеджера: тендер стає призначеним, у воронці автоматично створюється лід на цього менеджера з номером, датою й посиланням, і ставиться задача опрацювати. Інфо — у роботу не йде, але статуси відстежуємо для статистики. Нецікаво — лишається в базі для аналітики. Плюс масові дії на всю чергу.
Статуси оновлюються самі
Система тягне повний ланцюжок етапів із майданчика — щодоби та по кнопці. Статус не редагується вручну: джерело істини — Prozorro, а не пам'ять менеджера.
Дошка стадій і календар торгів
Канбан із колонками за етапами: картки ніхто не перетягує — вони переїжджають самі при зміні статусу на майданчику. Категорія «Нецікаво» на дошку не потрапляє й не засмічує її. Паралельно ведеться календар торгів із відліком днів до дати.
Робота з клієнтом і документи
У картці — контрагент, контакти, дзвінки із записами, листування, задачі. Звідти ж формуються комерційна пропозиція, специфікація, рахунок, акт і договір: ціни підтягуються з прайсу, реквізити — з довідника, нумерація наскрізна й без дублів.
Результат і аналітика
Підписаний договір підтягується з майданчика у сховище. По завершених тендерах рахується відсоток перемог, розрив у ціні з конкурентами, воронка по менеджерах і по категоріях замовників.
Як це виглядає в роботі
Три екрани, які найчастіше відкриті: календар торгів у аналітика, картка угоди в менеджера, дашборд у керівника.
| Дата торгів | Днів | Замовник | Тип | Стадія | К-ть | Бюджет | Менеджер | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 18.08.2026 | 1 день | Департамент ЖКГ | комунальний | Аукціон | 2 | 6 400 000 ₴ | О. Ковальчук | Відкрити ↗ |
| 19.08.2026 | 2 дні | КП «Благоустрій» | комунальний | Період уточнень | 1 | 3 100 000 ₴ | Т. Савчук | Відкрити ↗ |
| 22.08.2026 | 5 днів | Селищна рада | комунальний | Період уточнень | 1 | 2 600 000 ₴ | І. Мельник | Відкрити ↗ |
| 25.08.2026 | 8 днів | Обласна лікарня | державний | Кваліфікація | 1 | 1 850 000 ₴ | Т. Савчук | Відкрити ↗ |
| 27.08.2026 | 10 днів | Виконком міськради | комунальний | Новий | 2 | 4 850 000 ₴ | І. Мельник | Відкрити ↗ |
| 02.09.2026 | 16 днів | Обласне управління | державний | Пропозиції розглянуто | 1 | 1 240 000 ₴ | О. Ковальчук | Відкрити ↗ |
- Номер
- UA-2026-08-…-a
- Дата торгів
- 18.08.2026
- Стадія
- Подача
- Бюджет
- 6 400 000 ₴
- Наше КП
- 6 180 000 ₴
дедлайн: завтра, 10:00
19.08.2026
Чотири рішення, які роблять систему робочою
Саме на цих деталях зазвичай ламаються універсальні CRM, у яких тендерний процес дописаний збоку.
Автоматика позначає, але не викидає
Формальний фільтр за словами-маркерами завжди помиляється в обидва боки. Тому система лише підсвічує ймовірно нецільові позиції, а прибрати їх із черги — свідома дія аналітика.
Наслідок: жодна закупівля не зникає непоміченою через занадто жорсткий фільтр, а перегляд черги займає хвилини замість годин.
Статус не можна виправити руками
Етап тендера — це факт на майданчику, а не думка менеджера. Ручне редагування статусу закрите, оновлення відбувається щодоби і на вимогу.
Наслідок: звітність не потребує перевірки, а керівник дивиться на дошку й бачить реальний стан, а не намальований.
Зрив торгів створює задачу, а не тишу
Аукціон не відбувся, усі пропозиції дискваліфіковано, тендер відмінено — запис іде в розділ «Анульовані» із зазначеною причиною, а відповідальному менеджеру одразу ставиться термінова задача з коротким дедлайном.
Наслідок: негативні сценарії опрацьовуються, а не осідають у таблиці як «щось там сталося».
Запасний шлях, якщо API недоступне
Майданчик іноді лежить. На цей випадок лишається імпорт таблиці з Excel або CSV — розібрані рядки потрапляють у ту саму чергу на розгляд, а не одразу в роботу.
Плюс журнал інтеграції та сповіщення, якщо Prozorro не відповідає: ви дізнаєтесь про це від системи, а не через тиждень від менеджера.
Склад системи
Повний контур: від пошуку закупівлі до підписаного акту й розмежування прав доступу. Обсяг першої черги визначаємо на аудиті — не всі модулі потрібні одразу.
Аналіз Prozorro
Автоматичний пошук за кодами ЦПВ, черга на розгляд, налаштування фільтрів, масові дії, резервний імпорт файлу.
Автоматичні статуси
Повний ланцюжок етапів із майданчика, щодобове оновлення, обробка аварійних станів, підтягування файлу договору.
Дошка стадій
Канбан за етапами тендера. Картки рухаються самі, нецільові записи на дошку не потрапляють.
Календар торгів
Замовник, тип, дата з відліком днів, стадія, кількість, бюджет, менеджер, категорія, посилання на закупівлю.
Воронки й угоди
Окремі воронки під тендери та прямі продажі, етапи з обов'язковими полями, суми, ПДВ, відповідальні.
Клієнти й контрагенти
Картка з ЄДРПОУ, типом замовника, контактами, історією тендерів, дзвінків, листів і документів.
Документи
КП, специфікація, рахунок, акт, договір. Формування PDF на сервері, наскрізна нумерація, файлове сховище, ЕДО та КЕП.
Задачі й нагадування
Задачі з дедлайнами на етапах і аварійних станах, сповіщення поштою, у Telegram або Viber.
Аналітика
Відсоток перемог, розрив у ціні з конкурентами, воронка по менеджерах, зріз по категоріях замовників і кодах ЦПВ.
Ролі та права
Матриця прав по всіх модулях. Менеджер отримує з сервера тільки свої записи — зайве не приховується в інтерфейсі, а не віддається взагалі.
Безпека
Вхід через корпоративну пошту, обов'язкова двохетапна автентифікація, обмеження за IP-підмережами, політики сесії й пароля.
Журнал дій
Хто, що і коли змінив, з історією по кожному запису. Потрібен і для дисципліни, і для розбору спірних ситуацій.
| Модуль | Адміністратор | Керівник | Аналітик | Менеджер | Спостерігач |
|---|---|---|---|---|---|
| Аналіз Prozorro | повний | повний | повний | лише свої | перегляд |
| Тендери й дошка | повний | повний | повний | лише свої | перегляд |
| Клієнти й угоди | повний | повний | перегляд | лише свої | перегляд |
| Документи | повний | повний | перегляд | свої угоди | — |
| Аналітика | повний | повний | повний | свої показники | перегляд |
| Користувачі й безпека | повний | перегляд | — | — | — |
Телефонія, месенджери та пошта в одній картці
Комунікація — окремий контур рішення. За десятків дзвінків на день на кожного менеджера саме тут найшвидше губиться інформація.
Телефонія
- Підключення до будь-якої АТС із відкритим API — Binotel, Ringostat, Asterisk та інші
- Історія дзвінків і записи розмов прямо в картці клієнта й угоди
- Автоматичне створення ліда з пропущеного дзвінка з новим номером
- Дзвінок у клік із картки, фіксація тривалості й відповідального
Месенджери та пошта
- Листування з Telegram, Viber і WhatsApp в одній стрічці угоди
- Корпоративна скринька через IMAP/SMTP з автоматичною прив'язкою листів за адресою контрагента
- Сповіщення менеджерам про термінові задачі каналом, яким вони реально користуються
- Уся комунікація лишається в компанії, а не в особистих акаунтах
Що змінюється після впровадження
Формулюємо чесно: система не продає замість менеджерів. Вона прибирає ручну роботу й робить неможливими типові втрати.
Жодна закупівля за вашими кодами не проходить повз
Майданчик опитується автоматично з обраною періодичністю. Питання «а ми точно все переглянули?» знімається — у черзі видно все, що знайшлося, і що з ним зробили.
Аналітик витрачає час на рішення, а не на пошук
Замість щоденного перегляду майданчика — робота з готовою чергою, де кожна позиція вже розібрана на поля й підсвічена за маркерами.
Дедлайни й аварійні стани не залежать від пам'яті
Етапи оновлюються з майданчика, задачі створюються автоматично, зрив торгів одразу перетворюється на конкретне доручення з дедлайном.
Історія клієнта належить компанії
Дзвінки, записи розмов, листи, документи й домовленості лежать у картці. Заміна менеджера перестає бути втратою контексту.
Документи однакові й без помилок у реквізитах
Ціни підтягуються з прайсу, реквізити — з довідника, нумерація наскрізна. Пакет документів готується з картки, а не збирається з чернеток.
Керівник керує за цифрами
Скільки в роботі, на якому етапі, у кого, який відсоток перемог і де програли за ціною — у будь-який момент, без збирання звітів вручну.
Де живе система і кому належать дані
Це не коробкове рішення з чужого сервера. Інфраструктура оформлюється на вашу компанію, ми отримуємо доступ як підрядник — зміна підрядника не потребує перенесення даних.
| Компонент | Що це | Орієнтовна вартість на місяць |
|---|---|---|
| Сервер застосунку | Віртуальний сервер, на якому працює сама система. Уся бізнес-логіка виконується на сервері, а не в браузері. | €25–40 |
| База даних | PostgreSQL: клієнти, ліди, угоди, товари, документи, тендери, задачі, користувачі, журнал змін. | входить у вартість сервера |
| Файлове сховище | Об'єктне сховище для КП, договорів, актів, тендерної документації та сканів. | €5–10 |
| Резервні копії | Щодобова копія бази й файлів на окремому майданчику, з періодичною перевіркою відновлення. | €5–10 |
| Домен і сертифікат | Система відкривається за вашою адресою, наприклад crm.вашдомен.ua, з'єднання шифроване. | безкоштовно |
| Моніторинг | Сповіщення, якщо система недоступна або інтеграція з Prozorro не відповідає. | безкоштовно або до €10 |
Порядок впровадження
Кожен етап закінчується тим, що можна показати й перевірити. Точні терміни фіксуємо після аудиту — вони залежать від обсягу першої черги та швидкості отримання доступів.
| Етап | Що робимо | Що потрібно від вас |
|---|---|---|
| 1. Аудит | Розбираємо процес як він є, фіксуємо функції, вимоги, обсяг робіт і межі першої черги. Результат — технічне завдання та фінальна комерційна пропозиція. | Зустріч із керівником напряму й аналітиком |
| 2. Прототип | Збираємо інтерактивний прототип інтерфейсу: воронки, картки, черга тендерів, документи. Механіку узгоджуємо до написання серверної частини. | Перегляд і зауваження від майбутніх користувачів |
| 3. Інфраструктура | Розгортаємо сервер, базу даних, сховище, домен, сертифікат, резервне копіювання, тестове й робоче середовища. | Рішення щодо регіону зберігання, доступ до DNS домену |
| 4. Серверна частина | База даних, API, авторизація, двохетапна автентифікація, розмежування прав, журнал дій. | Список користувачів і ролей |
| 5. Функції | Воронки, картки, задачі, документи з серверним PDF, довідники, аналітика. | Реквізити, логотип у векторі, прайс, чинні шаблони документів |
| 6. Інтеграції | Prozorro, телефонія, месенджери, корпоративна пошта, за потреби — ЕДО та КЕП. | Перелік кодів ЦПВ, доступи до АТС і пошти |
| 7. Перенесення даних | Вивантаження наявної бази, очищення, приведення ЄДРПОУ та назв до єдиного вигляду, пошук і злиття дублів. | Вивантаження з поточної системи або Excel |
| 8. Дослідна експлуатація | Два-три тижні паралельно зі старим обліком, навчання команди, коротка інструкція на кожну роль. | Участь менеджерів і зворотний зв'язок |
| 9. Запуск і супровід | Повний перехід, моніторинг доступності, технічна підтримка та розвиток системи. | — |
Вартість і наступний крок
Ми не називаємо фінальну суму до того, як розберемося у вашому процесі. Тому робота починається з невеликого платного аудиту, вартість якого повністю зараховується в проєкт.
Розбираємо ваш процес, фіксуємо всі потрібні функції, вимоги та обсяг робіт. На виході — технічне завдання й фінальна комерційна пропозиція з термінами.
- Сума повністю віднімається від вартості проєкту
- Ви отримуєте ТЗ, яким можна користуватися незалежно від того, чи працюємо далі
Орієнтовна вартість впровадження для відділу до 10 менеджерів із телефонією та інтеграцією з Prozorro. Фінальна сума визначається за підсумком аудиту.
- Розробка, інтеграції, перенесення даних, навчання
- Оплата етапами, за фактом закритих блоків робіт
Сервер, база даних, сховище, резервні копії та моніторинг. Оформлюється на вашу компанію й оплачується провайдеру напряму.
- Не входить у вартість розробки
- Підтримка й подальший розвиток — за окремою домовленістю
Наступний крок
Тридцятихвилинна розмова, щоб зрозуміти ваш процес і обсяг: скільки менеджерів, які коди ЦПВ, яка АТС, де зараз ведеться облік. Після неї ми точно скажемо, що входить в аудит саме у вашому випадку.